¿Te imaginas poder automatizar tareas repetitivas de tu trabajo sin tener que programar? Herramientas como Make y Zapier permiten conectar aplicaciones entre sí para que realicen acciones automáticamente, ahorrándote tiempo y evitando tareas manuales.

Por ejemplo, puedes guardar automáticamente los archivos adjuntos de tus correos, registrar nuevos contactos en un CRM, recibir avisos cuando se produzca una venta o convertir las respuestas de un formulario en tareas pendientes.

Pero hay un problema: saber qué quieres automatizar no siempre significa saber cómo construir esa automatización.

Aquí es donde la inteligencia artificial puede ayudarte. Utilizando herramientas como ChatGPT, Claude o Gemini, puedes diseñar flujos de trabajo, identificar los pasos necesarios, crear filtros, transformar datos y detectar errores antes de ponerlos en funcionamiento.

En esta guía encontrarás 10 prompts para mejorar el uso de Make y Zapier, con ejemplos prácticos que puedes copiar, adaptar y utilizar para crear tus propias automatizaciones.

1. Diseña una automatización desde cero

Uno de los mayores obstáculos al empezar con Make o Zapier es convertir una idea en una secuencia de acciones concretas. La IA puede ayudarte a definir el flujo antes de empezar a construirlo.

Prompt:

Actúa como un experto en automatización de procesos con Make y Zapier. Quiero automatizar la siguiente tarea: [describe la tarea que realizas manualmente].

Diseña un flujo de automatización completo que incluya:

1. El desencadenante que inicia el proceso.
2. Las aplicaciones que necesito conectar.
3. Las acciones que debe ejecutar cada aplicación.
4. Los filtros o condiciones necesarios.
5. Los datos que deben pasar de una aplicación a otra.
6. Los posibles errores y cómo prevenirlos.

Explícame cómo construir el flujo paso a paso, sin necesidad de programar. Si existen varias soluciones, compara las alternativas en Make y Zapier y recomienda la más sencilla.

Ejemplo práctico: quieres que cada vez que alguien complete un formulario de contacto, sus datos se guarden en una hoja de cálculo y recibas una notificación por correo electrónico.

La IA puede ayudarte a convertir esa necesidad en un flujo con un desencadenante, varias acciones y las conexiones necesarias.

2. Automatiza la gestión de correos electrónicos

El correo electrónico es una de las fuentes más habituales de tareas repetitivas. Puedes utilizar Make o Zapier para conectar tu bandeja de entrada con otras herramientas y reducir el trabajo manual.

Prompt:

Quiero automatizar la gestión de mis correos electrónicos utilizando Make o Zapier.

Necesito crear un flujo que detecte los correos entrantes, identifique su categoría y ejecute una acción según su contenido.

Diseña una automatización que permita:

• Clasificar los correos en consultas comerciales, facturas, incidencias y comunicaciones generales.
• Guardar los datos relevantes en una hoja de cálculo o base de datos.
• Enviar una notificación cuando llegue un correo prioritario.
• Evitar procesar dos veces el mismo mensaje.

Indica qué aplicaciones y módulos necesito, cómo configurar las condiciones y cuándo sería útil incorporar un modelo de IA para clasificar los mensajes. Incluye las precauciones necesarias para no enviar respuestas automáticamente sin revisión humana.

Ejemplo práctico: una empresa recibe decenas de correos diarios y necesita identificar rápidamente las solicitudes comerciales y las incidencias urgentes.

En lugar de revisar cada mensaje manualmente, puedes crear un sistema que clasifique los correos y envíe las notificaciones correspondientes.

3. Conecta formularios con Excel, Google Sheets o un CRM

Cuando recibes información mediante formularios, copiar los datos manualmente puede convertirse en una tarea tediosa. Make y Zapier permiten trasladar esa información automáticamente a otras aplicaciones.

Prompt:

Actúa como especialista en integración de aplicaciones. Quiero conectar un formulario de [Google Forms, Typeform u otra herramienta] con [Google Sheets, Excel o mi CRM].

Diseña un flujo que:

1. Detecte cada nueva respuesta.
2. Extraiga y normalice los campos relevantes.
3. Compruebe si el contacto ya existe.
4. Cree un nuevo registro o actualice el existente.
5. Asigne una categoría según las respuestas recibidas.
6. Envíe una notificación cuando se cumplan determinadas condiciones.

Explícame cómo mapear los campos, validar los datos y evitar duplicados en Make o Zapier. Señala qué pasos requieren funciones adicionales, filtros o código, si fueran necesarios.

Ejemplo práctico: recibes solicitudes de presupuesto a través de tu página web. Cada nueva solicitud se registra en tu CRM, se identifica si el contacto ya existe y se genera una notificación para el equipo comercial.

El beneficio es que la información queda centralizada sin tener que copiarla manualmente.

4. Crea un sistema de seguimiento de clientes potenciales

La automatización también puede ayudarte a mejorar el seguimiento comercial. El objetivo es evitar que un contacto interesado quede olvidado porque nadie ha registrado una tarea o programado un recordatorio.

Prompt:

Quiero crear un sistema automatizado de seguimiento de clientes potenciales utilizando Make o Zapier.

Los contactos llegan desde [formulario web, correo electrónico, LinkedIn u otra fuente] y se almacenan en [CRM o base de datos].

Diseña un flujo que:

• Registre cada nuevo contacto.
• Clasifique su prioridad según criterios que pueda definir.
• Asigne el contacto a una persona responsable.
• Cree una tarea de seguimiento.
• Envíe un recordatorio si no se ha registrado ninguna actividad después de un plazo determinado.
• Detenga los recordatorios cuando el contacto ya haya sido atendido.

Describe los pasos, las condiciones, los campos necesarios y la lógica para evitar notificaciones duplicadas. Si alguna integración no está disponible directamente, propón una alternativa viable.

Ejemplo práctico: un potencial cliente solicita información sobre tus servicios, pero nadie responde en 24 horas. La automatización crea una tarea y avisa al responsable.

Así puedes construir un proceso de seguimiento más consistente y reducir las oportunidades comerciales perdidas.

5. Utiliza la IA para procesar y transformar datos

En ocasiones, los datos que recibimos no tienen el formato que necesitamos. Pueden llegar con nombres escritos de distintas maneras, descripciones demasiado largas o información que debe convertirse en categorías estructuradas.

Aquí puedes combinar Make o Zapier con un modelo de IA.

Prompt:

Actúa como experto en automatización y procesamiento de datos con IA.

Quiero recibir información de [fuente de datos] y transformarla antes de enviarla a [aplicación de destino].

Los datos pueden contener texto libre, descripciones, nombres, fechas o categorías inconsistentes.

Diseña una solución que:

1. Reciba los datos originales.
2. Identifique los campos que deben normalizarse.
3. Utilice IA solo para las tareas que requieran interpretar texto o clasificar información.
4. Devuelva un resultado estructurado en JSON con un esquema definido.
5. Valide el resultado antes de enviarlo a la aplicación de destino.
6. Envíe los registros que no superen la validación a una cola de revisión manual.

Proporciona un ejemplo de entrada y salida, el esquema JSON recomendado y los pasos para implementarlo en Make o Zapier. Indica cómo controlar el consumo de tokens y los posibles errores de formato.

Ejemplo práctico: recibes descripciones de productos escritas de forma diferente y necesitas asignar a cada una una categoría normalizada antes de incorporarla a tu catálogo.

La IA puede interpretar el texto, mientras que las reglas de validación comprueban que el resultado tenga el formato esperado.

6. Automatiza la creación de informes periódicos

Si cada semana recopilas información de distintas aplicaciones para elaborar un informe, puedes automatizar parte del proceso y reducir el tiempo dedicado a consolidar datos.

Prompt:

Quiero automatizar la preparación de un informe [diario, semanal o mensual] utilizando Make o Zapier.

La información procede de [aplicaciones o fuentes] y debe reunirse en [Google Sheets, Excel, Notion, correo electrónico u otra herramienta].

Diseña un flujo que:

• Se ejecute con la frecuencia indicada.
• Recopile los datos del periodo correspondiente.
• Elimine duplicados y compruebe que los datos estén completos.
• Calcule los indicadores que especifique.
• Utilice IA para redactar un resumen de los resultados, sin inventar cifras ni conclusiones.
• Genere y distribuya el informe a los destinatarios autorizados.

Explica qué pasos deben realizarse mediante operaciones matemáticas convencionales y cuáles pueden delegarse a la IA. Incluye un sistema para detectar datos ausentes y evitar enviar informes incompletos.

Ejemplo práctico: cada lunes recibes un resumen de ventas, nuevos contactos y tareas pendientes de la semana anterior.

En vez de reunir la información manualmente, puedes automatizar su recopilación y utilizar IA para redactar un resumen basado en las métricas calculadas.

7. Conecta aplicaciones que no tienen una integración directa

A veces quieres conectar dos herramientas que no disponen de un conector nativo compatible. En esos casos, puede ser necesario utilizar una API, webhooks o un servicio intermedio.

Prompt:

Actúa como arquitecto de integraciones y experto en Make y Zapier.

Necesito conectar [aplicación A] con [aplicación B], pero no encuentro una integración directa que cubra mi necesidad.

Analiza las siguientes alternativas:

• Integración nativa, si existe.
• Webhooks.
• API REST.
• Aplicación intermedia o conector de terceros.

Para cada opción, explica los requisitos, las ventajas, las limitaciones, la complejidad y los posibles costes.

Recomienda la solución más sencilla y segura. Si utilizas una API, identifica el método HTTP, los campos necesarios, el tipo de autenticación y un ejemplo de petición sin incluir credenciales reales.

Ten en cuenta los límites de uso, los permisos, los errores de conexión y la documentación oficial de ambas aplicaciones. No inventes endpoints ni capacidades que no hayas podido verificar.

Ejemplo práctico: necesitas enviar información desde una herramienta especializada a una plataforma de gestión que no ofrece el conector exacto que buscas.

La IA puede ayudarte a evaluar si una API o un webhook resuelve el problema antes de invertir tiempo en construir el flujo.

8. Detecta errores y mejora automatizaciones existentes

No todas las automatizaciones funcionan correctamente desde el primer intento. Un cambio en la estructura de los datos, una conexión caducada o un límite de uso puede interrumpir el proceso.

En lugar de reconstruirlo todo, puedes utilizar la IA para diagnosticar el problema.

Prompt:

Actúa como especialista en resolución de problemas de Make y Zapier.

Tengo una automatización que debería realizar [describe el resultado esperado], pero está fallando.

Esta es la información disponible:

• Herramienta: [Make o Zapier].
• Desencadenante: [describe el evento].
• Acciones: [enumera los pasos].
• Error registrado: [copia el mensaje de error].
• Datos de entrada de ejemplo: [incluye datos ficticios].
• Resultado obtenido: [describe qué ha ocurrido].

Analiza las posibles causas y ordénalas por probabilidad. Indícame cómo comprobar cada hipótesis, qué módulo o paso debo revisar y cómo corregirlo.

Distingue entre errores de autenticación, mapeo de campos, límites de uso, formatos de datos y lógica condicional. Propón también medidas para evitar que el mismo problema vuelva a producirse.

Ejemplo práctico: una automatización deja de crear registros en una hoja de cálculo porque ha cambiado el nombre de una columna.

Si aportas el mensaje de error y los datos relevantes, la IA puede ayudarte a identificar el punto que debes revisar sin tener que inspeccionar todo el flujo a ciegas.

9. Añade filtros y condiciones para automatizar solo lo necesario

Una buena automatización no consiste en ejecutar acciones indiscriminadamente, sino en actuar únicamente cuando se cumplen las condiciones adecuadas.

Prompt:

Quiero mejorar una automatización en Make o Zapier incorporando condiciones y filtros.

El proceso actual es [describe el proceso] y necesito que las acciones se ejecuten solo cuando se cumplan estas reglas: [enumera las condiciones].

Diseña una lógica que contemple:

1. Las condiciones que debe cumplir cada registro.
2. Las ramas que debe seguir el flujo según el resultado.
3. Qué hacer cuando falten datos obligatorios.
4. Cómo gestionar registros duplicados.
5. Qué ocurre si se cumplen varias condiciones simultáneamente.
6. Cómo probar los casos límite antes de activar la automatización.

Representa el flujo mediante un diagrama o una tabla de decisiones y explica cómo implementarlo con filtros, rutas y condiciones en Make o Zapier.

Ejemplo práctico: una tienda recibe pedidos y quiere enviar una alerta solo cuando el importe supere una cantidad determinada o cuando un pedido contenga un producto prioritario.

Con filtros y rutas puedes evitar acciones innecesarias y mantener el flujo más controlado.

10. Calcula si merece la pena automatizar una tarea

No todas las tareas deben automatizarse. Algunas se realizan tan pocas veces que el coste de construir y mantener el flujo puede superar el tiempo que ahorran.

Antes de empezar, conviene analizar el retorno potencial.

Prompt:

Actúa como consultor de productividad y automatización empresarial.

Quiero evaluar si merece la pena automatizar esta tarea: [describe la tarea].

Actualmente:

• Número de veces que se realiza: [frecuencia].
• Tiempo necesario por ejecución: [minutos].
• Coste aproximado de la hora de trabajo: [importe].
• Herramientas utilizadas: [lista].
• Coste mensual estimado de las herramientas de automatización: [importe].
• Tiempo estimado para construir y mantener el flujo: [estimación].

Calcula el tiempo ahorrado, el ahorro económico bruto, los costes recurrentes y el plazo de recuperación de la inversión.

Compara un escenario conservador, uno intermedio y uno optimista. Incluye posibles errores, mantenimiento y tareas que seguirán requiriendo intervención humana. Si faltan datos, solicita las aclaraciones necesarias y explicita los supuestos que utilices.

Ejemplo práctico: dedicas 15 minutos al día a trasladar información entre aplicaciones. Antes de construir una automatización, puedes calcular cuánto tiempo ahorrarías al mes y si compensa pagar por un plan de Make o Zapier.

Este análisis te ayuda a priorizar las automatizaciones que aportan más valor.

Consejos para obtener mejores resultados con estos prompts

Para sacar partido a Make y Zapier con ayuda de la IA, conviene seguir algunas recomendaciones:

1. Describe el proceso actual con precisión. Explica qué haces, qué aplicaciones utilizas y cuál es el resultado que quieres conseguir.

2. Empieza por una automatización pequeña. Es preferible crear un flujo sencillo, probarlo y ampliarlo después que construir un sistema complejo desde el principio.

3. Comprueba las integraciones disponibles. Los conectores, módulos y funciones varían entre plataformas, aplicaciones y planes. Verifica siempre la documentación oficial antes de implementar la solución.

4. Prueba con datos ficticios. Antes de trabajar con información real, comprueba cómo se comporta el flujo con datos válidos, incompletos, duplicados y erróneos.

5. Controla los costes y los límites de uso. Algunas automatizaciones consumen operaciones, tareas, créditos de IA o llamadas a API. Una solución que funciona técnicamente puede no ser rentable si se ejecuta demasiadas veces.

6. Mantén supervisión humana donde sea necesario. Los pagos, las comunicaciones delicadas, los cambios en registros críticos y el tratamiento de información sensible deben contar con las validaciones y los controles adecuados.

Make o Zapier: ¿cuál deberías utilizar?

Ambas plataformas permiten conectar aplicaciones y automatizar procesos, pero tienen diferencias que conviene considerar.

• Zapier suele ser una buena opción para empezar rápidamente con flujos lineales y aprovechar su catálogo de integraciones.
• Make ofrece una interfaz visual especialmente útil para diseñar escenarios con múltiples rutas, transformaciones y lógica más compleja.

No es una regla absoluta: la mejor opción depende de las aplicaciones que necesites conectar, la complejidad del proceso, el mantenimiento y el coste.

En ambos casos, utilizar IA para diseñar el flujo antes de construirlo puede ayudarte a ahorrar tiempo y detectar problemas de lógica desde el principio.

Conclusión

Make y Zapier permiten automatizar muchas tareas que antes requerían trabajo manual. Combinarlas con herramientas de inteligencia artificial abre nuevas posibilidades para diseñar flujos, transformar datos, clasificar información y diagnosticar errores.

La clave no está en automatizarlo todo, sino en identificar las tareas repetitivas que más tiempo consumen y construir automatizaciones fiables, fáciles de mantener y que realmente aporten valor.

Empieza con uno de estos diez prompts, adapta las instrucciones a tu caso y prueba el flujo con datos de ejemplo antes de ponerlo en producción. Una automatización pequeña que funciona bien puede ser mucho más útil que un sistema complejo que nadie termina utilizando.